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Dossier : les formalités d'admission en Ehpad


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Avec le lancement le 1er juin 2012 du dossier unique d’admission puis le déploiement ces deux dernières années de ViaTrajectoire pour faire sa demande en ligne, il est désormais bien plus facile pour une personne âgée ou ses proches de solliciter une place en Ehpad. Le point sur les deux démarches dans ce dossier. 

Attention : dans un cas comme dans l’autre, ces démarches ne valent pas admission. Il s’agit uniquement de signaler aux établissements de votre choix que vous souhaitez y obtenir une place.

Le dossier unique d’admission en Ehpad


SignaturePour le particulier, plus de formulaires à n’en plus finir : il suffit de compléter une fois le dossier et de le photocopier pour l’envoyer directement aux établissements auprès desquels la personne âgée souhaite postuler, de préférence en recommandé.

Où retirer le dossier ?

Il peut être obtenu auprès du Clic ou du CCAS de votre commune, ou téléchargé ici.

Trouvez les coordonnées des Clic et des CCAS dans notre annuaire.

Comment le remplir ?

Il comprend deux volets, l’un administratif, l’autre médical.

Le volet administratif (3 pages) s’intéresse à l’état civil du demandeur, l’identité de sa personne de confiance, aux questions financières, au type d’hébergement et à la date d’entrée souhaités.

Il doit être renseigné par le demandeur ou son représentant.

Le volet médical (2 pages) est à faire remplir par le médecin traitant de la personne qui sollicité une place. Il est destiné au médecin coordonnateur de l’établissement. Cette partie du dossier doit être mise sous pli confidentiel.

Quelles pièces joindre ?

Le dossier doit être accompagné de :
- votre dernier avis d’imposition ou de non-imposition ;
- vos justificatifs de pension.

Où l’envoyer ?

Vous trouverez toutes les coordonnées des maisons de retraite dans notre annuaire, assorties des commentaires des résidents. Il ne vous reste plus qu’à faire votre choix.

A noter : les Clic peuvent également vous renseigner sur les Ehpad de votre région, et certains d’entre eux transmettre directement le dossier aux établissements choisis (voir l'exemple du Clic d'Issoire en fin d'article).

La demande en ligne par ViaTrajectoire


Carte France - via trajectoireDepuis son expérimentation dans le Rhône-Alpes en 2014, la plateforme d'inscription ViaTrajectoire est aujourd’hui disponible dans la grande majorité des départements français*.

Les particuliers doivent commencer par créer un compte sur le site, nécessitant une adresse mail.

Ensuite, les champs à remplir à l'écran sont peu ou prou identiques à ceux du dossier unique d’admission.

Pour le volet administratif, les demandeurs peuvent s’ils le souhaitent en dire un peu plus sur le contexte de cette demande.

Le médecin traitant doit ensuite être déclaré pour qu’il puisse se connecter à votre dossier et remplir lui-même le volet médical.

Il faut également disposer de versions numériques du dernier avis d’imposition ou de non-imposition et des justificatifs de pension pour les joindre au dossier.

Une fois le dossier complété, l’interface propose de faire une recherche d’établissement, selon l'emplacement géographique, le coût ou encore les prestations, et de transmettre votre dossier de demande à ceux que vous aurez retenus.

Enfin, vous pourrez consulter leur réponse en ligne.

A noter : ViaTrajectoire couvre également les soins de suite et de réadaptation, les unités de soins palliatifs, l’hospitalisation à domicile, les unités de soins de longue durée, et les structures destinés aux personnes en situation de handicap.

* Hors Alpes-de-Haute-Provence (04), Hautes-Alpes (05), Alpes-Maritimes (06), Bouches-du-Rhône (13), Corse (2A et 2B), Côtes-d'Armor (22), Finistère (29), Ille-et-Vilaine (35), Meurthe-et-Moselle (54), Meuse (55), Morbihan (56), Moselle (57), Var (83), Vaucluse (84), Vosges (88) et Guyane (973).

Dépôt de demande au Clic : l'exemple du Clic d'Issoire (63)

Le Clic d'Issoire propose de servir d'intermédiaire entre les demandeurs et les Ehpad. Un pas de plus vers la simplification des démarche.

A sa création en 2004, le Clic d'Issoire décide d'aller à la rencontre des professionnels de son territoire. Beaucoup signalent le parcours du combattant pour les familles dans la recherche d'un hébergement de proximité. Il faut dupliquer les dossiers et les déposer dans plusieurs établissements pour espérer une place dans des délais raisonnables.

Longues listes d'attente des maisons de retraite d'une part, changements de situation non signalés d'autre part : difficile de trouver un hébergement rapidement. 

L'idée d'une liste commune à tous les établissements du secteur est alors proposée par le Clic.

Avec l'accord des établissements et le soutien financiers du conseil départemental du Puy-de-Dôme, un logiciel spécifique, Attentum, est conçu.

Il permet à tout demandeur d'un hébergement de déposer son dossier au Clic ou dans n'importe quelle maison de retraite pour être inscrit dans le ou les lieux de son choix. Tous les trois mois, le Clic contacte les demandeurs pour savoir s'ils maintiennent leur demande.

Pour résumer, le logiciel ne crée pas de places supplémentaires dans les établissements mais il est un allié précieux, pour les professionnels comme pour les personnes âgées et leur famille : la démarche d'inscription est limitée à un seul interlocuteur, avec des possibilités d'accueil multipliées.





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