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Démarche qualité : mettre en place et rédiger les procédures - Les procédures ou règles à suivre *

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Les procédures ou règles à suivre *

Le sous-groupe de travail désignépour la rédaction de la procédure agit toujours logiquement de la phase d’audit, à celle de test, de validation et d’amélioration continue. 

Les différentes étapes pour la réalisation d’une procédure

  • analyse de l’existant : documents actuels, procédures formelles ou informelles actuelles
  • étude des attentes et besoins des clients, des personnels,
  • analyse des contraintes environnementales : locaux, matériels, techniques…
  • analyse de la réglementation, législation en rapport avec le secteur à qualifier
  • prévention des risques, anticipation des dysfonctionnements rencontrés
  • présentation des actions correctives
  • rédaction et proposition de procédures, selon une norme de mise en oeuvre établie dans la structure
  • test grandeur nature
  • validation
  • programmation de sa révision

Il s’agit donc parfois de programmer quelques réunions avec entre temps des actions d’analyse, d’étude ( rendez-vous, enquête…), analyse documentaire des textes législatifs… Le temps consacré à la mise en oeuvre de ces outils/​protocoles n’est donc pas à négliger. 

Exemple de procédure

  • Références de la procédure : passe de l’état de PROJET à Procédure définitive
  • Titre de la procédure :
  • Identification de la procédure :La procédure sera codée selon le modèle de documentation et d’archivage choisi dans la structureNuméroVersion A, B, C… /​Version définitiveDate de réalisation.…Nombre de pages
  • Destinataires

responsable du service, agents, familles.…Un registre de diffusion des destinataires sera mis en oeuvre, avec un support d’enregistrement ou chaque destinataire signera avoir pris connaissance et avoir lu le document, avec la date de lecture. 

  • Objet de la procédure 

Domaine d’application

  • Textes législatifs et normatifs de référence
  • Responsabilités, validationResponsable du groupe de travail dédiéCadre du service dont dépend la procédureDirecteur de la structureResponsable du service qualité
  • Liste des étapes à satisfaire :(processus)

avec les points d’entrée et points de sortie attendusavec les procédures en liaison : les autres procédures en lien ( services, actions similaires, complémentaires…) 

  • Diffusion

Mise à l’essai, puis date de diffusion plus large avec signature d’un registre de diffusion, avec engagement de lecture du docuent 

  • Mise en application

A réception du document final,Responsabilité : responsable du service concerné 

  • Consultation, archivage

Au sein du service et copie au service qualité et/​ou à la direction dans une classeur dédié, reprenant si nécessaire, les versions successives et la version finale 

  • Mise à jour, amélioration, révision Selon un planning défini dans la procédure elle-même, une nouvelle analyse du support sera revue x mois après sa mise en service pour une éventuelle modification.
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